关于做好2018年归档工作的通知

各处室、有关单位：

根据学校档案规范化管理的工作要求，为做好2018年各类文件材料和电子档案的归档工作，现就有关事项通知如下：
　　一、归档内容
　　各单位需要归档材料的内容范围详见《88038威尼斯档案归档范围与保管期限表》（下载地址：http://file.nwsuaf.edu.cn/）
　　二、时间安排
　　第一阶段：收集整理（3月21日—3月31日）。根据归档内容，各单位兼职档案员及时将本部门2017年度各项工作过程中形成的有保存价值的各种文件材料，照片、录像等声像档案，奖状、奖牌、证书等实物档案集中时间进行收集和整理。档案馆业务指导人员到相应的各归口单位进行指导工作。
　　第二阶段：档案检查（4月1日—4月30日）。档案馆业务指导人员对各单位应归档文件材料的保管期限、电子目录系统输入情况、全文上传情况等进行核对和检查，发现材料不齐全或目录不符合规范要求的情况及时纠正。各单位检查无误后方可将归档材料移交档案馆。
　　第三阶段：移交及入库（5月1日—10月31日）。各职能部门于5月31日前，各学院（系）于10月30日前将验收合格后的归档材料和目录移交至档案馆，同时在档案盒内填写备考表，内容包括盒内文件情况说明、整理人（兼职档案员）、移交日期等信息。归档材料移交档案馆后，档案馆专职档案员按照各门类档案规范完成档案分类、编目、装订、加盖归档章、装盒和入库上架等整理工作。
　　三、归档要求
　 1．各单位要高度重视此项工作，认真落实任务，确保2018年归档任务的圆满完成。兼职档案人员按照文件要求，将本单位2017年度在各项工作活动中形成的对学校有保存价值的各种材料收集齐全、完整，按照规范要求整理后及时归档，并将归档文件目录、案卷目录、校发文件电子版上传至档案馆“南大之星”档案管理系统。
　　2．综合类文件按照《88038威尼斯归档文件整理规则》以“件”为单位进行收集、整理、装订、分类、排列、编号、编目和装盒。案卷级档案按照《88038威尼斯案卷档案整理规范》以“卷”为单位进行系统整理。归档的纸质材料必须是文件原件，严禁用复印件。电子文件必须是最终定稿。照片档案需要标明事件名称、时间、地点、人物等。归档材料包括纸质文件、电子文件、照片、光盘、实物、数据库等各种形式档案材料。
　　3．档案馆要加强对各单位兼职档案员的业务指导，严格执行《88038威尼斯档案管理办法》和实施细则，做到收集齐全、分类科学、整理规范、排列有序、程序合格。
　　各单位工作人员在整理归档材料或登录“南大之星”档案管理系统过程中，如有问题，请直接与档案馆联系。
　　联系人：康云霞、孟飞、马国胜、杨恒。电话：87082943、87082101。
　　四、情况说明
　　1．科研课题档案，应在项目完成后两个月内归档；基建项目档案应在项目完成竣工验收后两个月内归档。
　　2．财会凭证等档案应在财务部门保管两年后移交档案馆保管。
　　3．学校举办重大活动的档案由牵头部门负责在活动结束后两个月内归档。

 党委校长办公室

 2018年3月21日